Gentænk arbejdspladsen og gør den mere attraktiv.
Sådan lyder budskabet fra Lene Becker, der er adm. direktør hos konsulentvirksomheden LAIKA Rumdesign, som designer arbejdsrum for nogle af landets største virksomheder.
A4 Arbejdsliv har spurgt hende, hvordan vi bedst indretter arbejdspladserne til den nye virkelighed, som coronapandemien i rekordtempo har tvunget danskerne til at tilpasse sig med alt, hvad det indebærer af afstand til kolleger, ingen hyggesnak ved kaffeautomaten og håndafspritning dagen lang.
LÆS OGSÅ: Forsker: Fremover vil arbejdspladsen minde om et fængsel
Under de vilkår kan det være svært at skabe gejst igen, men grundreglen er ganske simpel, mener Lene Becker.
- Det er utroligt vigtigt at skabe nogle fysiske rammer, der er menneskelige og rare at være i. Og her mener jeg ikke et skilt med 'Ryd op! Din mor arbejder her ikke'. Man kan jo i stedet skrive 'Vi elsker dig, så husk at spritte dine hænder', siger hun.
Flere arbejdszoner
En fremtidssikret arbejdsplads er også nødt til at kunne rumme de ansattes forskellige behov, der opstår på forskellige tidspunkter i løbet af en dag.
- Dem, der drifter og producerer, har ét behov, mens dem, der udvikler, har et andet behov, og de fleste af os har lidt af det hele, som der skal være rum til, siger hun.
Derfor er der brug for rum til de mange forskellige arbejdsaktiviteter, som ansatte går igennem i løbet af en arbejdsdag.
- Altså både stillezoner til koncentreret arbejde, men også fælleszoner, hvor ideerne udvikles, og hvor den gode kaffe og frugten og projekttavlerne er, siger Lene Becker.
Gode råd til indretning af arbejdspladsen
Hold jer indenfor mindre cirkler
- Når I bryder en cirkel, f.eks ved kaffebaren eller kantinen, skal I være ekstra opmærksomme på at vaske og spritte hænder.
- Sprit hænder ved hvert skift, f.eks. fra mødelokale til arbejdsbord.
Bedre skiltning og opdeling i hold
- Ensret trapper og gangrealer, hvor det kan lade sig gøre
- Brug striber, skilte og farver til at kommunikere og nudge. Både på vægge og gulve
- Overvej om max. antal personer i elevatoren skal justeres
- Tildel teams på højest 10 medarbejdere hvert deres primære arbejdsområde.
Gentænk kontorindretning
- Skab plads og rum om funktioner og teams.
- Tænk i nye bordopstillinger.
- Reducér antallet af borde.
- Stil sprit, papir eller wipes på alle skriveborde.
Skab en ny mødekultur
- Udælg de vigtigste samarbejdsrelationer.
- Arbejd i samme tidsrum som dit team.
- Brug digital skærmdeling ved sidemandsarbejde.
- Hold uformelle møder i det åbne.
- Hold udendørs møder så vidt som muligt.
- Book et større mødelokale end normalt.
- Hold onlinemøder med andre afdelinger.
- Sprit din bærbar, mus og tastetur af dagligt.
Plej fællesskabet
- Lav plads omkring kaffemaskinen, og afmærk korrekt afstand i køen.
- Hold afdelingsmøder i store rum, udendørs eller online.
- Sæt tid af i kalenderen til virtuel fredagsbar, tour de chambre eller virtuel morgenkaffe.
- Start en filmklub, gamerklub eller andet, hvor I kan vedligeholde fællesskabet virtuelt.
- Smil, vink og nik til kollegerne online.
- Spis frokost udenfor med afstand (og helst i samme gruppe).
- Tal om jeres individuelle behov for afstand.
- Udbring en kaffeskål på afstand.
- Hold snakken kort, men aftal at tales ved på jeres digitale platform.
Kilde: LAIKA Rumdesign
Virtuel mødetræning
Succesfulde virtuelle møder er også afgørende for at kunne skabe en attraktiv arbejdsplads, der lever op til de nye krav og behov, og det kræver både god kvalitet af udstyr og træning af ansatte, påpeger Lene Becker.
- Det kan være hårdere 'at være på' digitalt end fysisk, fordi man blandt andet ikke kan læse kollegernes kropssprog, siger hun.
Den tid er også ved at være passé, hvor det var ok at holde virtuelt møde med en kollega, der sidder sammenbukket i sine børns køjeseng med en laptop på skødet.
- Vi skal træne vores kompetencer og have gode faciliteter til online-møder. Både hjemme, men sørme også på arbejdspladsen, siger Lene Becker.
Rent fysisk kræver den nye virkelighed mere plads til medarbejderne, hvis arbejdspladsen skal være attraktiv at møde ind på.
- Der skal være plads til samarbejdszoner, hvor kolleger kan mødes og ideudvikle, og det kræver mere plads end før, fordi man ikke kan stå tæt eller være samme antal i mødelokalerne, siger hun.
Derfor kan det være være god idé at kigge en ekstra gang på de tomme skriveborde og overveje, hvordan man bedst bruger sine kvadratmeter, så medarbejderne får de bedste rum til deres dagligdag, foreslår Lene Becker.
Og når vi alligevel ikke kommer uden om at spise med en meters afstand mellem hinanden i kantinen, hvorfor så ikke hjælpe adfærdsændringerne på vej med lidt humor?
LÆS OGSÅ: Svend Erik gik på pension under coronakrisen: 'Jeg mangler en ordentlig afslutning'
- Man kunne for eksempel lave én meter brede madbakker. Eller man kunne tegne ansigter med forskelligt humør ved de forskellige siddepladser, og så kunne man sætte sig på den plads, der passer bedst til ens humør på dagen, siger Lene Becker.
